Synchronizacja użytkowników z systemem SYNDIS
Nowa funkcja w module Administracja » Zarządzanie użytkownikami. Pozwala pobrać z systemu SYNDIS pełną listę kont i jednym ekranem założyć w SoftSPM te, których jeszcze nie ma - od razu z nadanymi regionami i uprawnieniami.
Jaki problem rozwiązuje
Do tej pory konto założone w SYNDIS nie pojawiało się w SoftSPM automatycznie. Za każdym razem trzeba było zgłosić to administratorowi, ręcznie wypełnić formularz nowego użytkownika, a następnie osobno ustawić hasło w formacie wymaganym przez logowanie z SYNDIS. Pominięcie tego ostatniego kroku kończyło się zgłoszeniem „nie mogę wejść do SoftSPM z Syndisa".
Nowa funkcja robi to wszystko w jednym przebiegu: sama porównuje obie bazy, sama nadaje poprawne hasło i pozwala od razu przypisać regiony oraz profile uprawnień.
Najważniejsza zasada. Samo otwarcie ekranu synchronizacji niczego nie zmienia w bazie. Dane są jedynie odczytywane i porównywane. Konta powstają dopiero po zaznaczeniu ich i kliknięciu przycisku Zapisz.
Zanim zaczniesz
Funkcja jest przeznaczona dla administratora systemu. Wymaga uprawnień do modułu użytkowników oraz działającego połączenia sieciowego z systemem SYNDIS.
Kto zobaczy przycisk
- Użytkownik z prawem edycji w module Zarządzanie użytkownikami.
- Zalogowany na konto administratora systemu.
Jeżeli przycisk nie jest widoczny, oznacza to brak jednego z powyższych warunków - nie jest to usterka.
Co musi działać
- Połączenie sieciowe z usługą SYNDIS - serwer SoftSPM musi ją widzieć.
- Poprawnie ustawiony adres usługi - konfiguruje go administrator techniczny.
Brak połączenia objawia się czytelnym komunikatem, opisanym w rozdziale 06.
Dobra praktyka. Pierwsze uruchomienie wykonaj poza godzinami szczytu. Jeżeli usługa SYNDIS nie odpowiada, strona może ładować się nawet kilkadziesiąt sekund, zanim pokaże komunikat o braku połączenia.
Krok po kroku
Cała operacja to sześć czynności. Zakładanie kont odbywa się zbiorczo - w jednym przebiegu możesz utworzyć jedno konto albo kilkanaście.
Wejdź na listę użytkowników
Menu Administracja » Zarządzanie użytkownikami. Zobaczysz listę wszystkich kont istniejących w SoftSPM.
Kliknij przycisk „Synchronizuj z SYNDIS"
Znajduje się na dole ekranu, obok dotychczasowego przycisku Dodaj.
Poczekaj na pobranie listy
System łączy się z SYNDIS, pobiera wykaz kont i porównuje go z bazą SoftSPM. Na ekranie pojawią się wyłącznie konta, których w SoftSPM jeszcze nie ma. Konta już istniejące nie są pokazywane w ogóle.
Przejrzyj i uzupełnij dane
Każde konto ma osobną sekcję z nagłówkiem login » pełna nazwa. Sprawdź imię i nazwisko, uzupełnij adres e-mail i telefon, w razie potrzeby zmień status.
Ustaw regiony i profile
Regiony są wstępnie zaznaczone zgodnie z danymi z SYNDIS, a profil - zgodnie z uprawnieniami tam nadanymi. Możesz to dowolnie zmienić. Szczegóły w rozdziale 05.
Zaznacz konta do utworzenia i kliknij „Zapisz"
Pole Utwórz to konto jest domyślnie odznaczone przy każdej pozycji. Zapisane zostaną tylko te konta, które zaznaczysz. Po zapisie zobaczysz tabelę podsumowania.
Możesz przerwać w dowolnym momencie. Przycisk Anuluj wraca do listy użytkowników bez zapisywania czegokolwiek. To samo dotyczy zamknięcia karty przeglądarki.
Opis ekranu - co oznaczają poszczególne pola
Sekcja każdego konta dzieli się na dwie części: dane odczytane z SYNDIS (tylko do wglądu) oraz dane konta zakładanego w SoftSPM (do edycji).
Dane pobrane z SYNDIS
| Pole | Znaczenie |
|---|---|
| Login | Nazwa konta w SYNDIS. Pole edytowalne, ale zmieniaj je wyłącznie po to, by poprawić uszkodzone znaki - musi być identyczne po obu stronach, inaczej nie zadziała logowanie z SYNDIS. Patrz ostrzeżenie o znakach zapytania poniżej. |
| Pełna nazwa w SYNDIS | Imię i nazwisko w postaci, w jakiej przekazuje je SYNDIS - w jednym polu. System sam próbuje rozdzielić je na imię i nazwisko. |
| Uprawnienia w SYNDIS | Lista uprawnień nadanych w SYNDIS. Ma charakter informacyjny - na jej podstawie system podpowiada profil w SoftSPM. |
| Regiony w SYNDIS | Numery regionów przekazane przez SYNDIS wraz z ich rozwinięciem na nazwy oddziałów używane w SoftSPM. |
Dane konta w SoftSPM
| Pole | Co zrobić |
|---|---|
| Utwórz to konto | Zaznacz, jeśli konto ma powstać. Domyślnie odznaczone. |
| Imię i Nazwisko | Wypełnione automatycznie przez rozdzielenie pełnej nazwy po pierwszej spacji. Sprawdź i popraw - przy nazwiskach dwuczłonowych podział bywa błędny. |
| Puste - SYNDIS nie przekazuje adresu. Warto uzupełnić, bo bez adresu nie zadziała funkcja resetu hasła, która wysyła nowe hasło pocztą. | |
| Telefon | Puste - do uzupełnienia ręcznie, jeśli jest znany. |
| Status | Ustawiony na podstawie tego, czy konto jest aktywne w SYNDIS. Możesz zmienić na Nieaktywny lub Zablokowany. |
| Hasło | Pole informacyjne - pokazuje hasło, które zostanie nadane. Nie da się go zmienić na tym ekranie i jest to działanie zamierzone (rozdział 05). |
| Regiony | Pola wyboru z oddziałami. Wstępnie zaznaczone zgodnie z SYNDIS. |
| Przypisz do profili | Lista profili uprawnień SoftSPM wraz z opisami. Wstępnie zaznaczony jeden, sugerowany profil. |
Znaki zapytania w loginie lub nazwisku. System SYNDIS przesyła część polskich liter jako znak zapytania - zamiast mik-dębina zobaczysz mik-d?bina. Zachowuje się wyłącznie litera ó, pozostałe (ą ć ę ł ń ś ź ż) są tracone jeszcze przed wysłaniem, więc SoftSPM nie ma jak ich odtworzyć.
Gdy tak się zdarzy, na górze ekranu pojawi się czerwone ostrzeżenie, a przy polu Login czerwony dopisek. Popraw wtedy login ręcznie, wpisując go dokładnie tak, jak brzmi w SYNDIS. Pole hasła pod spodem zaktualizuje się automatycznie.
Zapisanie konta z takim loginem oznacza, że logowanie z SYNDIS nigdy dla niego nie zadziała - nazwa nie zgodzi się z tą po stronie SYNDIS. Warto też zgłosić problem do dostawcy systemu SYNDIS, bo źródło błędu jest po jego stronie.
Po zapisie zobaczysz tabelę podsumowania z listą utworzonych kont: login, imię, nazwisko, nadane regiony, nadane profile i status. Warto ją przejrzeć - to potwierdzenie, że wszystko zostało zapisane zgodnie z zamiarem.
Regiony, profile i hasło
To trzy elementy, które decydują o tym, co użytkownik faktycznie zobaczy po zalogowaniu. Warto poświęcić im chwilę przed kliknięciem „Zapisz".
Regiony
Region decyduje o tym, którego oddziału dane widzi użytkownik i dokąd trafia po wejściu z linku z SYNDIS. Do wyboru są P/Szczerców, Dębina i P/Bełchatów; można zaznaczyć kilka.
System zaznacza je wstępnie na podstawie numerów regionów z SYNDIS. Jeżeli w SYNDIS nie przypisano żadnego regionu, wszystkie pola pozostaną puste - warto wtedy zaznaczyć właściwy ręcznie.
Profile
Profil decyduje o tym, które strony systemu użytkownik zobaczy i gdzie może zapisywać zmiany. Można zaznaczyć kilka profili jednocześnie - uprawnienia się sumują.
Podpowiedź systemu jest prosta: konta z prawem edycji w SYNDIS dostają profil Operator, pozostałe Tylko odczyt. To jedynie propozycja - decyzja należy do Ciebie.
Konto bez profilu zaloguje się, ale nie zobaczy żadnej strony. Jeżeli odznaczysz wszystkie profile, użytkownik zgłosi się z pustym ekranem. Przy każdym koncie zostaw zaznaczony przynajmniej jeden profil.
Dlaczego hasła nie da się tu ustawić dowolnie
Hasło nowego konta jest zawsze nadawane według stałego wzorca: login użytkownika, kropka, cyfry 123 - na przykład dla loginu kowalski będzie to kowalski.123.
Nie jest to uproszczenie, tylko wymóg techniczny: dokładnie takiego hasła oczekuje mechanizm logowania z systemu SYNDIS. Konto z innym hasłem będzie działać przy logowaniu formularzem, ale wejście z linku z SYNDIS zakończy się powrotem do ekranu logowania - bez żadnego komunikatu wyjaśniającego przyczynę.
Ta sama zależność działa w drugą stronę: jeśli hasło zostanie później zmienione - na przykład przez funkcję resetu hasła - logowanie z SYNDIS dla tego konta przestanie działać.
Zalecenie bezpieczeństwa. Hasło w tym formacie jest łatwe do odgadnięcia. Traktuj je jako hasło startowe i przekaż użytkownikowi, żeby korzystał z logowania przez SYNDIS. Jeżeli konto ma być używane wyłącznie przez formularz logowania SoftSPM, ustaw mu po utworzeniu własne hasło - pamiętając, że wyłączy to logowanie z SYNDIS.
Komunikaty i rozwiązywanie problemów
Ekran synchronizacji komunikuje się prostymi zdaniami. Poniżej wszystkie sytuacje, które możesz napotkać, i co w nich zrobić.
Komunikat pozytywny - połączenie zadziałało, lista została pobrana i porównana, ale nie ma nic do dodania. Wróć do listy użytkowników przyciskiem Wróć do listy.
Pod komunikatem wyświetlana jest treść błędu oraz adres, pod który system próbował się połączyć. Najczęstsze przyczyny:
- usługa SYNDIS jest wyłączona lub restartowana,
- serwer SoftSPM nie ma dostępu sieciowego do tego adresu,
- adres usługi jest nieaktualny - wymaga korekty przez administratora technicznego.
Przekaż administratorowi technicznemu treść komunikatu wraz z widocznym adresem - to wystarczy do zdiagnozowania przyczyny.
Kliknięto Zapisz bez zaznaczenia pola Utwórz to konto przy żadnej pozycji. Wróć, zaznacz właściwe konta i zapisz ponownie.
Oznacza, że konto o tym loginie powstało już po pobraniu listy - na przykład założył je w tym czasie inny administrator. Konto nie zostało zduplikowane ani nadpisane. Nie wymaga to żadnego działania.
System czeka na odpowiedź SYNDIS. Jeżeli usługa nie odpowiada, oczekiwanie może potrwać kilkadziesiąt sekund, po czym pojawi się komunikat o braku połączenia. Nie odświeżaj strony wielokrotnie - poczekaj na komunikat.
Najczęściej oznacza konto bez przypisanego profilu. Wejdź w Administracja » Zarządzanie użytkownikami, otwórz konto, kliknij Modyfikuj i zaznacz właściwe profile.
Sprawdź dwie rzeczy: czy login w SoftSPM jest identyczny jak w SYNDIS (co do znaku) oraz czy hasło konta nie zostało w międzyczasie zmienione lub zresetowane. Zmiana hasła wyłącza logowanie z SYNDIS - opisano to w rozdziale 05.
Ograniczenia - czego funkcja nie robi
Świadome ograniczenie zakresu jest tu celowe. Funkcja zakłada konta, ale nie ingeruje w to, co już istnieje.
Robi
- Pobiera pełny, aktualny wykaz kont z SYNDIS.
- Porównuje go z bazą SoftSPM i pokazuje różnicę.
- Zakłada wybrane konta z poprawnym hasłem.
- Przypisuje regiony i profile uprawnień.
Nie robi
- Nie aktualizuje kont już istniejących - ani nazwiska, ani statusu, ani uprawnień.
- Nie usuwa i nie blokuje kont skasowanych w SYNDIS.
- Nie działa automatycznie - uruchamiasz ją ręcznie, kiedy jest potrzebna.
- Nie przenosi adresu e-mail ani telefonu, bo SYNDIS ich nie przekazuje.
Zmiana uprawnień w SYNDIS nie przeniesie się do SoftSPM. Jeżeli istniejącemu użytkownikowi zmieniono w SYNDIS zakres uprawnień lub przypisanie do oddziału, odpowiednią zmianę trzeba wprowadzić w SoftSPM ręcznie - przez Modyfikuj na karcie użytkownika.
Kiedy warto uruchomić synchronizację
- Po zgłoszeniu, że w SYNDIS pojawił się nowy pracownik potrzebujący dostępu do SoftSPM.
- Okresowo, na przykład raz w miesiącu - żeby wychwycić konta założone bez zgłoszenia.
- Po większych zmianach kadrowych w obsłudze odwodnienia.